Comment organiser un concert ?

Dernière modification effectuée le 09/07/2010 à 10h08 par lutangar
Vu 1230 fois Publié par lutangar le 08/07/2009 à 10h38
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La semaine du lundi 15 au vendredi 19 octobre 2007 a été placée sous le signe de l’emploi en Rhône-Alpes. On a pu assister, entre autre, à une présentation intitulé « Organiser un concert : un vrai métier ». Cette journée s’est déroulé au Marché gare, scène de musiques actuelles, en partenariat avec Mediatone, la MJC Perrache, le CREF et le collectif C-MAL. La problématique était simple « Comment organiser un concert ? ». La définition du projet, le jour du concert et l’après ont été passés en revue, un vrai guide du concert pour les nuls.

Bien sur difficile d’être concis en seulement 2h de temps, mais le but était d’aborder le milieu du spectacle et d’établir un premier contact. La présentation a été principalement assurée par Terai, programmateur et coordinateur au Marché gare, ainsi que par Jérôme et Eric de Mediatone.

La salle

Tout d’abord il vous faudra trouver une salle, car c’est elle qui définit l’évènement et vice-versa. Etes-vous apte à remplir une salle de concert, ou bien juste un théâtre ? Ne vaudrait il pas mieux commencer par une petite salle des familles? Beaucoup de salles municipales sont disponibles auprès des communes, principalement en zone rurale ou en périphérie Lyonnaise, où il sera plus facile d’y faire sa place. N’oubliez pas que certaines salles possèdent déjà des connotations dans un style musical particulier.

Pour rester dans la légalité, l’événement doit s’inscrire dans un cadre juridique. Capacité, accès à l’eau, toilettes, loges pour les artistes, nuisances sonores, sorties de secours, tout doit être passé en revue et mis aux normes. Et en extérieurs vous allez me dire ? Et bien en extérieur la logistique devient encore plus complexe : rien n’est fait, tout est à faire, même si ce n’est qu’un concert éphémère.

La salle définit donc le type de l’événement. Capacité, prix, disponibilité, accès, notoriété, charge (ménage, électricité, …), parking, accès aux personnes à mobilité réduite, sont autant d’indices permettant de prévoir votre budget et le rayonnement du concert.

Petit 360° des salles de Lyon :

Salles municipales :

Les MJC sont des points relais depuis les années 80, elles furent les premières à organiser des concerts de musiques actuelles, et en sont encore des acteurs majeurs.

Les artistes

La première chose à choisir, lorsque l’on recherche les groupes et artistes pour l’événement, c’est de trouver sa tête d’affiche. En effet, c’est celle-ci, qui par sa notoriété créera le rayonnement de votre concert. Vous pensez peut-être que vous n’avez pas les moyens de vous payer une tête d’affiche ?

Détrompez-vous, une tête d’affiche n’est pas forcément de renommé national. A chaque type d’événement sa tête d’affiche. Vous pouvez vous contenter d’un artiste a notoriété locale si votre salle est de taille réduite. Nombres d’entrées des événements précédents et nombres de disque vendus sont des éléments pouvant vous aider dans votre recherche. En un mot il vous faut trouver votre locomotive.

Certains artistes auront parfois des exigences irréalisables, c’est pourquoi il vous faudra négocier et proposer des alternatives dans les limites de vos moyens.

Une fois l’artiste choisi, reste à le contacter. Généralement tout passe par le tourneur (ou agent), une bonne base de recherche restant L’officielle de la musique, sorte de guide-annuaire des musiques actuelles (http://www.woffi.com/).

Attention à la diversité dans le choix des artistes, garder tout de même un thème général dans le style musical, car trop de diversité peut tuer une soirée ! Pensez à votre public, pour un concert avec une tête d’affiche reggae, vous pouvez glisser un petit groupe de ska en première partie, par exemple. Ou bien en éléctro, placez un peu de drum and bass dans une soirée break beats.

Gardez à l’esprit que le secret du succès, réside dans l’équilibre entre la notoriété de :

  1. L’artiste
  2. La salle
  3. L’organisateur

Recette et financement

La principale source de recette reste la vente de billets au public, elle représente généralement 60 à 70% des recettes. Sachez qu’un bar peut parfois sauver une trésorerie. Ponctuellement, la ville autorise, par la délivrance de licence de type 2, le débit de boissons fermentées non distillées (vin, cidre, bière…). Le sponsoring est aussi envisageable, bien que moins intéressant que dans d’autres pays. En effet, le sponsoring par des marques d’alcool ou de cigarettes reste prohibé en France. Essayez tout de même de vous tourner vers de potentiels sponsors comme des radios, des banques ou encore des marques de soda. La vente de produits dérivés peut également représenter une source de revenu complémentaire : T-shirt, affiches…

Les aides représentent un financement non négligeable, mais ne sont que très rarement immédiates. Tout d’abord, essayez de vous adresser à la mairie concernée, vous pourrez obtenir une aide financière, ou bien un apport en nature (prêt de salle, équipe de sécurité, encadrement policier !). Pensez à tout autre organisme susceptible de vous aider : la région, le Conseil général et même l’Europe par le biais de plan FSE ou FEDER. Il faut préciser que la plupart des aides sont dures à obtenir si vous ne possédez aucunes références. Il faudra sûrement s’en passer pour les premiers concerts.

Il existe aussi d’autres organismes, spécialisés dans la culture comme la DRAC, l’ADAMI ou encore la SACEM, autant d’institutions susceptibles de ramener des fonds.

Le budget est souvent très serré, c’est pourquoi il faut essayer de négocier à tous les niveaux (cachet artiste, locations, salle,…). Petit à petit, votre budget prévisionnel s’établira. Celui-ci constituera la base du dossier requis pour les demandes de fond, les autorisations de salle ou de licence.

Le public

Il est tout aussi important de cibler son public afin de prévoir le comportement de celui-ci. Le prix du billet est un facteur important à prendre en compte. En ciblant un public jeune, vous ne pourrez pas vous permettre de fixer un tarif exorbitant. Une PAF inférieur à 10 euros, semble être réaliste. Bien sûr, si vous visez un public de quinquagénaires ou si votre tête d’affiche est de notoriété nationale, vous pourrez vous permettre d’augmenter les tarifs.

Quelques indices intéressants dévoilés par le Marché gare étaient que :

  • l’effet « radio teuff » au sein du public électro laisse présumer d’un bouche à oreille conséquent, et donc de préventes quasi nulles, la majorité des ventes de billets se réalisant spontanément sur place.
  • à l’inverse, un thème de soirée plutôt pop ou chanson, entraînera une majorité de préventes.

Communication

La communication a un rôle majeur à jouer. La première étape est de récolter le matériel de promotion. Tournez vous alors vers vos artistes. N’hésiter pas à leur demander CD, biographie, dossier de presse, affiches… Les artistes en tournée ou en promotion d’album possèdent généralement tout le nécessaire et procèderont eux aussi à une promotion de leur côté.

Ensuite, place à la diffusion de ce matériel dans les médias. La télé et la radio représentent la plus grosse part d’audience, il est donc intéressant de tenter une approche. La presse classique ne doit pas être laissée pour compte. Par exemple, à Lyon, le journal le plus lu est Le Progrès. Ce quotidien possède de plus une billetterie. Vous pouvez aussi cibler la presse spécialisée dans la musique ou dans un genre particUlier.

Les statistiques montrent que 65% des jeunes environ sont assidus à Internet. Ces chiffres montrent qu’on ne peut plus négliger ce media. C’est pourquoi, usez de tous les outils proposés sur celui-ci : agenda, webzine, newsletter, site communautaire et autre Myspace ou Youtube. Cette promotion aura l’avantage d’être gratuite.

Dans chacun des cas, le processus est le même : envoi des dossiers de presse et de tout matériel susceptible de contenir des informations utiles.

Les méthodes traditionnelles restent tout aussi efficaces et ont le mérite de donner une approche plus humaine à la chose. Tractage ou affichage, tous les moyens sont bons. L’affichage peut être effectué par des organismes habilités, si la trésorerie le permet. Sinon, rien ne vaut un bon vieil affichage entre amis. Sauvage ou non, le résultat est garantit.

Les conférences de presses ont de moins en moins la côte, mais restent utile dans le cadre d’ouvertures de saisons ou de festivals. Cela peut aussi s’avérer un atout pour votre carnet d’adresses, en attirant la sympathie de politique ou bien de marques.

Enfin, gardez à l’esprit que la majorité du trafic reste généré par le bouche à oreille : un cousin l’a appris d’un ami, qui l’avait lui-même appris d’une connaissance, qui avait vu l’affiche dans la rue…

La billetterie

La billetterie est une étape à ne pas négliger. En effet, celle-ci constitue la preuve légale de votre activité et du nombre de ventes. Sa déclaration auprès des impôts est obligatoire, et doit être conservée pendant 5 ans à des fins de vérification de trésorerie. Par la suite, vous devrez leur adresser votre trésorerie dans un délai de 30 jours.

Un billet standard doit comporter 3 parties : la souche, le talon de contrôle et la partie publique. Ils doivent être numérotés et il doit figurer sur chacun d''eux la date de l’événement, son nom ainsi que les droits offerts par celui-ci. Il doit être infalsifiable. Evitez donc la bricole et privilégiez les professionnels. Les imprimeurs classiques sont en mesure de fournir ce genre de service. Il existe cependant des entreprises spécialisées dans l’impression de billets, proposant des prix avantageux (ex : OSCARE, basé sur Nantes, environ 60€ les 200 places).

  • Ensuite place à la distribution. Quelques billetteries se partagent la majeure partie du marché : Billetel (Dépendant de la Fnac et représentant environ 70% des ventes en général…)
  • Ticketnet (Billetterie du Progrès, entre autres)
  • Digitick (Accessible en ligne)

Ce dernier propose un service intéressant au client : la dématérialisation du billet. Seul un code barre est fourni au spectateur. Ce code barre doit être à imprimer ou enregistrer sur votre téléphone portable, il sera ensuite scanné le jour du concert. Comptez que ces sociétés prennent une marge de 1,70€ par billet, si son coût est inférieur à 17 €, et s’élevant à 10% du prix si supérieur.

Cette marge représente une perte non négligeable. C’est pourquoi, si toutefois cela est possible, privilégiez les préventes directes. Vous pouvez aussi démarcher tout autre organisme intéressé pour devenir point de ventes. MJC, office de tourisme, disquaire, vous éviteront ces pertes douloureuses.

Technique et logistique

Il faut maintenant penser au « Backline ». Le Backline est un mot anglais désignant le matériel et les instruments fournis par l’organisateur selon les besoins des artistes. Pensez donc à définir les besoins des artistes en amont et à faire valider ceux-ci avant le concert, afin d’éviter tout malentendu.
Il faudra donc trouver un fournisseur de Backline adapté à vos besoins. Il existe des références tel que General location ou encore Backline pianos, sur Lyon, dans le 8éme.

Pensez à souscrire une assurance afin de couvrir le matériel, le public ou une potentielle annulation. Il vous faudra donc souscrire à une RCO. Vous pouvez en discuter avec votre assureur habituel, il fournit certainement ce genre de services. Cependant il existe des assureurs spécialisés.

Les taxes

Il faut savoir qu’un concert est soumis à des taxes particulières. Ainsi vous devrez vous acquitter de la taxe parafiscale (anciennement fond de soutien) qui s’élève à 3,3% des recettes, ces fonds seront ainsi redistribués aux artistes par la CNV dans le cadre de projets.

La SACEM vous taxera à hauteur de 8,8% des bénéfices ou de 8,8% des dépenses. Et oui, ils seront Gagnants dans tous les cas. A noter que si un artiste participant au concert n’est pas inscrit à la SACEM, vous obtiendrez des crédits à déduire de la taxe, proportionnellement à son temps passé sur scène. Vous devrez de plus leur faire parvenir un contrat général de représentation, 10 jours avant le concert, et l''état de votre caisse une fois celui-ci terminé.

Dans le cas d’artistes bénévoles, vous devrez leur faire signer une attestation prouvant que vous ne les rémunérez pas. Ceci afin d’éviter d’éventuels soucis avec la loi.

Le bilan

Il est temps d’effectuer le bilan financier, à vous de calculez la rentabilité de l’événement. Si votre bilan est positif, vous pouvez d’ores et déjà crier victoire, car rares sont ceux arrivant à un tel résultat dès la première manifestation.

Dans l’autre cas, rien n’est perdu. Dressez un bilan artistique en prenant en compte les retombées positives et médiatiques. Vous aurez alors une idée du rayonnement de l’événement et de la renommé acquise. Jugez aussi de la qualité musicale de l’événement, de l’ambiance et de la présence du public. Les facteurs humains restent primordiaux pour juger de la qualité d’une manifestation.

Erreur à ne pas commettre

Eviter les dates d’événements sportifs très médiatisés (comme ce dernier match de rugby de la France qui a coûté une soirée au Marché gare…) Privilégiez les périodes creuses en dressant un calendrier des autres manifestations du même ordre que la votre, ayant lieu dans l’agglomération (éviter au public d’être confronté à 15 concerts de reggae le même soir).

La morale est…

Nécessité de se faire plaisir et d’accorder de l’importance aux rencontres!!!

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